La conservazione sostitutiva permette una più semplice ed economica gestione della documentazione dello studio professionale e dei suoi clienti. Erroneamente il professionista pensa che basti scegliere un delegato di fiducia – magari il fornitore del proprio software di contabilità – per sanare i propri problemi e avere un sistema efficiente. Ciò non è sempre vero, in quanto a diverse situazioni servono diverse soluzioni. Per stabilire un efficiente sistema di conservazione sostitutiva è necessario, quindi, approfondire la situazione dello studio, da un lato, e avere, dall’altro, coscienza della normativa di riferimento nel suo insieme. Risulta fondamentale conoscere, anche in maniera marginale, il Codice dell’Amministrazione digitale, che fissa i principi giuridici e definisce le deroghe in ambito prettamente tecnico.
“I documenti trasmessi da chiunque a una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale”.
L’art. 45, D.Lgs. n. 82/2005 sancisce la perfetta equiparazione tra un documento cartaceo e un documento informatico purché, per l’appunto, sia generato in modo idoneo ad accertarne la fonte di provenienza.
I principi per definire giuridicamente idoneo un documento digitale sono stabiliti all’interno del D.Lgs. citato, più comunemente noto come Codice dell’Amministrazione digitale – CAD. Per questo motivo si rende necessaria la conoscenza, anche sommaria, delle norme citate e si vedrà come il Codice dell’Amministrazione digitale si rivelerà utile per comprendere anche come strutturare al meglio il nostro Archivio Digitale.
Cos’è esattamente il CAD?
Il CAD è a tutti gli effetti un Testo Unico, promulgato nel 2005 e successivamente aggiornato nel 2010 e nel 2016, e intende raccogliere al proprio interno tutte le norme che – a partire dalla seconda metà degli anni ’90 – sono successivamente state emanate con il fine di regolamentare l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione Italiana, nell’ottica di una semplificazione della burocrazia.
Il Codice, di per sé, regola i soli rapporti tra Uffici Pubblici e dei Privati con le Pubbliche Amministrazioni, ma rappresenta un valido supporto per apprendere il corretto trattamento della documentazione digitale anche nei rapporti tra Privati. All’interno, possono reperirsi, infatti, tutti i principi giuridici generali inerenti al processo di creazione, validazione, stoccaggio e trasmissione dei documenti digitali.
Con riferimento agli aspetti meramente pratici, si rimanda all’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), che detta le “regole tecniche” e segnala le direttive attuali cui attenersi, permettendo di modificare le regole del gioco in modo snello e veloce, idoneo alle tempistiche estremamente veloci del progresso tecnologico/informatico.
In materia di documenti digitali, allo stato, pertanto, permane un dualismo che scinde la disciplina in due parti: una giuridica e una tecnologica.
Com’è composto il CAD?
Senza addentrarci particolarmente nella struttura dei nove Capi di cui è costituita la normativa, vale innanzitutto rilevare che il testo stabilisce tre principi fondamentali legati alla digitalizzazione e ai rapporti con la Pubblica Amministrazione: il diritto all’uso delle tecnologie, il diritto all’accesso digitale e il diritto alla domiciliazione Digitale.
Diritto all’uso delle tecnologie
Il diritto all’uso delle tecnologie nei rapporti con la PA sancisce il diritto dei privati a usare strumenti tecnologici, stabiliti all’interno della normativa stessa, all’interno di tutti i propri processi e livelli di comunicazione con l’Amministrazione.
Le PA hanno dunque l’obbligo di dotarsi di siti che rispettino delle caratteristiche, enunciate specificamente nel testo di legge, che facilitino gli strumenti tecnologici enunciati, ma non solo. Le amministrazioni sono infatti obbligate ad interagire anche tra di loro digitalmente – si parla di Sistema Pubblico di Connettività – e ad accettare pagamenti digitali.
Dall’enunciazione di tale diritto, il contribuente – divenuto anche utente – ha un ulteriore vantaggio: egli è esonerato dal rispettare gli obblighi di conservazione cartacea dei documenti trasmessi regolarmente all’Amministrazione, in quanto è quest’ultima a occuparsi della Conservazione Digitale a Norma, rendendola così valida per entrambi.
Diritto all’accesso digitale
Il diritto all’accesso digitale alla PA sancisce che ogni contribuente/utente ha diritto di accedere ai servizi e alle informazioni dell’Amministrazione in maniera digitale, certificando la propria identità tramite gli strumenti tecnologici previsti.
Diritto alla domiciliazione digitale
Il diritto alla domiciliazione digitale sancisce l’obbligo da parte dell’Amministrazione di comunicare in via digitale al contribuente/utente avvisi, risultanze, documentazioni, interpelli e tutti i tipi di comunicazioni che lo riguardano.
Per riuscire a concretizzare questi diritti, il legislatore italiano ha previsto degli strumenti specifici per identificare in maniera univoca il soggetto che sta fruendo del servizio e la sua documentazione:
– PEC, Posta Elettronica Certificata – funge da domicilio del Cittadino o Imprese, al quale fornire comunicazioni e avvisi;
– firma digitale (tradizionale o avanzata) – attesta la validità di un documento come della firma tradizionale (e anche più dato che la firma digitale non è contestabile);
– documenti informatici – distinti in nativi e digitalizzati, in base al fatto che siano espressi in un linguaggio informatico alla nascita o che siano trasformati in digitale attraverso un sistema di digitalizzazione;
– carte elettroniche – carta d’identità elettronica e Carta nazionale dei servizi, che permettono l’identificazione digitale del soggetto e la fornitura di servizi dalla PA;
– SPID – il sistema decentrato che permettere l’identificazione univoca e l’accesso ai siti della Pubblica Amministrazione, e ai relativi servizi, tramite tecnologia digitale a doppia conferma, tramite smartphone.
CAD: come può essere utile nella configurazione del sistema di conservazione sostitutiva?
Conoscere il CAD, anche in maniera superficiale, già permette di intuire quali sono gli oneri e gli obblighi da tenere in considerazione nel pianificare se e quando ricorrere alla conservazione sostitutiva, indipendentemente dal fatto che essa sia proprietaria o affidata in gestione a terzi.
E differentemente da quanto possa sembrare ad un primo sguardo, la seconda casistica è più complessa da analizzare, in particolar modo perché bisognerà calibrare il sistema di conservazione, tenendo conto delle necessità e delle caratteristiche dello studio e della sua clientela, stabilendo quanto digitalizzare e a chi affidare, in tutto o in parte, tali servizi.
La scelta se fare in proprio o affidare a terzi è infatti semplice: se non si hanno competenze informatiche specifiche all’interno della studio professionale o non si ha una dimensione tale che giustifichi l’assunzione di un soggetto dedicato è azzardato pensare di attuare la conservazione sostitutiva in proprio.
Diversamente, in uno studio che ha al proprio interno clienti per certi versi “ritrosi” alla tecnologia, il ricorso alla conservazione sostitutiva potrebbe generare parecchie difficoltà, derivanti dal mantenimento di diversi livelli di integrazione del processo che per alcune pratiche potrebbe essere interamente digitale, mentre, per i clienti meno collaborativi, solo parziale.
La conoscenza della normativa permette quindi al professionista di organizzare la conservazione sostitutiva in maniera oculata, evitando inutili sovraccarichi di responsabilità e facilitando il lavoro in base alla prassi dello studio e alla natura dei clienti.
Nella gestione e organizzazione dello studio, il professionista deve affrontare continuamente scelte in merito alle strutture e ai processi di delega tanto interni quanto esterni alla struttura stessa e spesso una scelta sbagliata o superficiale può avere un impatto enorme – in positivo o in negativo – in termini di stabilità e resa.
Nel caso della conservazione sostitutiva, questo è particolarmente vero in quanto una configurazione non organica con la normativa, la prassi dello studio e le caratteristiche della clientela potrebbe portare ad enormi sprechi di tempo e denaro, oltre che a inutili stress.
La conoscenza del Codice dell’Amministrazione digitale risulta quindi è imprescindibile per ogni professionista, al fine di strutturare un’analisi complessiva che permetta una configurazione ottimale per il proprio studio.