L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato la risposta a interpello n. 142 del 24 giugno 2024 in tema di dematerializzazione e conservazione delle note spese e dei documenti giustificativi.
Con specifico riferimento alla procedura di dematerializzazione delle note spese prodotte dai dipendenti trasfertisti, è stato chiarito che quando si parla di documenti informatici qualsiasi considerazione non può prescindere dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (c.d. ”Codice dell’Amministrazione Digitale” o ”CAD”) e dai relativi decreti attuativi, siano questi di ordine generale.
Dalla normativa emerge che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del D.P.R. n. 917 del 1986, debba possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.
Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici sopra descritti (ovvero siano realizzati duplicati informatici di documenti informatici ai sensi dell’articolo 23bis del CAD) e che la procedura sia interamente dematerializzata.
Restano fermi, come ovvio, tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuate per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità, secondo la previsione del TUIR e dei vari documenti di prassi in materia) e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.
In generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La relativa natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici ai sensi dell’articolo 1, lettera v), del CAD, in quanto è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. Ciò comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato, ai sensi del combinato disposto degli articoli 3 e 4 del D.M. 17 giugno 2014 con conseguente, successiva possibilità di distruzione dell’originale senza necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche.
Laddove, invece, il committente non si premuri di chiedere la fattura, in assenza di un altro documento fiscale che giustifichi la prestazione di servizio, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico non sembra sufficiente ad indentificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo, tenuto conto della genericità dei dati ivi indicati. È necessario, dunque, che la stessa sia correlata a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore dal quale sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo).