IVA nell’era digitale: quali impatti per le imprese?

Presentate a dicembre 2022, le proposte ViDA – VAT in digital age sono state concepite per regolamentare e rendere più rigorosa la digitalizzazione fiscale in tutta l’UE in modo da creare un sistema più compatibile con il mondo attuale, sempre più irreversibilmente digitale.

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Naturalmente, oltre all’adeguamento del mercato europeo sul piano dei processi, delle procedure e degli strumenti più innovativi e competitivi, per la Commissione l’obiettivo centrale resta quello di fissare le linee guida di un quadro più resistente alle frodi e alla non conformità attraverso un approccio digitale più unificato. Ricordiamo che nel 2020, la Commissione ha segnalato la perdita di 93 miliardi di euro in tutti gli Stati membri a causa del divario dell’imposta sul valore aggiunto.

Dal lato delle imprese invece, sarà necessario rivedere gli attuali processi interni e sostenere un rilevante onere amministrativo iniziale per garantire la conformità.

Cosa prevedono le proposte della Commissione UE?

Le proposte possono essere suddivise in tre pilastri:

– il primo si concentra sulla rendicontazione digitale, con l’obiettivo di introdurre un canale di comunicazione dati in tempo reale in grado di sostenere il controllo continuo delle transazioni (CTC), ancorato alla fatturazione elettronica. I cambiamenti sono previsti già nel 2024, ma il principale mandato di rendicontazione delle cessioni intracomunitarie tra imprese entrerà in vigore nel 2028;

– il secondo pilastro riguarda il trattamento IVA dell’economia per il trasporto passeggeri e per le piattaforme di alloggio a breve termine. In questo ambito, l’obiettivo dichiarato della Commissione è quello di garantire che, a partire dal 2025, le imprese online siano soggette alla stessa normativa IVA delle altre aziende operanti nel medesimo settore ma non supportate da infrastrutture digitali in grado di connettere tra loro i sistemi diversi ed esporli agli utenti attraverso interfacce semplificate ed integrate, generalmente un’app mobile o un sito web;

– il terzo pilastro, che entrerà anch’esso in vigore a partire da gennaio 2025, mira a eliminare ulteriormente la necessità di più zone di registrazione IVA per le aziende con operazioni transfrontaliere. Lo schema ViDA, infatti, amplierà l’ambito di applicazione della zona di registrazione IVA unica o dello sportello unico e renderà obbligatoria l’inversione contabile per i fornitori non residenti, in modo che le aziende che operano in più Stati UE non debbano registrarsi in più Paesi. Ulteriori misure per migliorare la riscossione dell’IVA includono l’obbligo di rendere obbligatorio lo sportello unico per determinate piattaforme che facilitano le vendite ai consumatori nell’UE.

Quale sarà l’impatto di questi cambiamenti sulle attività degli operatori?

In primo luogo, si imporrà una fatturazione digitale più rigorosa.

L’introduzione dell’obbligo di rendicontazione digitale delle transazioni transfrontaliere nell’UE, insieme all’obbligo di fatturazione elettronica, sarà quindi uno dei cambiamenti più importanti.

Comunque, si può prevedere che gli Stati membri aggiungeranno ulteriori obblighi o requisiti basati sulle stesse linee guida, a partire dal 2028. È inoltre chiaro che la fatturazione e i relativi processi dovranno cambiare. E questo avrà un effetto domino su tutte le modalità di contabilità e credito, incluso il sistema informativo che le supporta.

Le organizzazioni, dunque, dovranno rivedere tutti gli aspetti della loro attività per assicurarsi di essere pronte.

L’UE ha concesso uno spazio temporale per adeguarsi a questi cambiamenti e garantire la conformità ma, in casi simili, il periodo di adeguamento fornito dai Governi alle aziende si è rivelato molto più stretto. Sarebbe quindi auspicabile fin di ora la rinuncia ad atteggiamenti rilassati.

Le aziende dovrebbero essere pienamente conformi per l’entrata in vigore del mandato, poiché la digitalizzazione di tutte le fatture probabilmente modificherà anche il modo in cui viene giudicata la conformità. In particolare, man mano che le autorità fiscali acquisiranno una maggiore conoscenza delle transazioni e di altri dati economici, probabilmente verrà seguito un approccio più binario, in base al quale una fattura che non soddisfa le specifiche tecniche e di processo sarà semplicemente considerata non conforme.

Nuove esigenze

Inevitabilmente, la digitalizzazione comporta nuove esigenze tecnologiche.

I processi di reporting e la loro conformità ai protocolli specifici richiederanno certamente attenzione, ma le aziende dovranno anche esaminare come i mandati CTC influenzeranno i processi e i dati a monte. Molte imprese avranno più sistemi di pianificazione delle risorse aziendali, di fatturazione e di contabilità fornitori che alimentano linee di business e partner commerciali distinti.

Attualmente, molti di questi sistemi si basano sui dati delle fatture che arrivano in formato cartaceo o PDF.

La nuova normativa sulle fatture trasformerà questi processi aziendali, in quanto sarà necessaria una tecnologia conforme alla direttiva ViDA e a un numero crescente di requisiti di fatturazione elettronica business-to-government.

Attenzione ai fornitori

Le nuove regole avranno un impatto anche sulle partnership tecnologiche dell’azienda. Il management non dovrebbe dare per scontato che i fornitori di tecnologia siano comunque in grado di lavorare e supportare la loro società secondo i nuovi standard proposti da ViDA. Le aziende che attualmente utilizzano sistemi EDI e software di automazione tipo procure-to-pay o dei servizi SaaS dovranno riesaminare attentamente la situazione.

In sostanza, le imprese dovranno contattare direttamente i fornitori per verificare se sono al corrente degli sviluppi e se i loro prodotti saranno in grado di gestire i cambiamenti che seguiranno l’introduzione di un nuovo regime CTC.

Transazioni transfrontaliere all’interno dell’UE

Con la registrazione unica dell’IVA, la buona notizia è che (si spera che) le nuove regole semplifichino le transazioni transfrontaliere per le imprese europee. Tali operazioni saranno soggette a un nuovo regime di rendicontazione in tempo reale, che sostituirà l’attuale elenco riepilogativo. In questo modo, i costi amministrativi e le complessità per le imprese saranno probabilmente ridotti, in quanto esse dovranno effettuare la dichiarazione solo nello Stato membro in cui sono stabilite, fornendo un po’ di sollievo a breve termine rispetto ai cambiamenti più ampi che le proposte stanno attuando.

Esportatori non UE

Anche se il Regno Unito non è più uno Stato membro, la ViDA avrà comunque un impatto. Infatti, le imprese al di fuori dell’UE dovranno ora conformarsi ai regimi di rendicontazione digitale transfrontalieri, con un costo amministrativo aggiuntivo. Tuttavia, potranno beneficiare dell’estensione della zona unica di registrazione IVA (lo sportello unico e la proposta di estensione dell’inversione contabile), il che significa che il numero di Paesi in cui un’azienda esportatrice dovrà essere registrata sarà ridotto, con minori rischi di non conformità.

Un primo bilancio aspettando la completa entrata in vigore

Sebbene l’onere amministrativo possa essere scoraggiante, le imprese possono trarre alcuni vantaggi. Le nuove riforme non solo forniranno alle amministrazioni fiscali maggiori informazioni sugli operatori economici coinvolti, ma le aziende stesse otterranno dati preziosi sulle proprie attività. Resta centrale la necessità per le organizzazioni di assicurarsi di essere pienamente preparate. I processi interni cambieranno in tutta la struttura aziendale, quindi tutti i soggetti coinvolti dovranno essere pienamente informati.

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